Cualquier documento procedente del extranjero y que deba ser usado en España para una solicitud oficial debe ser legalizado. Es decir, debemos verificar que procede de una institución oficial y dotarlo de validez. Según tu país de origen, este proceso se hará mediante un sello llamado Apostilla de La Haya o mediante el proceso tradicional. En este post te detallamos los países que deben apostillar y los que deben legalizar, y cómo hacerlo paso a paso.
Legalización de documentos extranjeros
Tanto si vas a estudiar, trabajar o empezar a vivir en España como extranjero vas a tener que realizar una serie de trámites.
Estos trámites exigen la presentación de diferentes documentos a la administración pública.
La gran mayoría de estos documentos proceden de tu país de origen, y esto crea la necesidad de que España, el país receptor de los mismos, tenga que verificar que realmente son documentos originales y válidos.
Esta verificación se realiza a través de un proceso de legalización, que como veremos a continuación, los autentifica y les dota de validez internacional.
Según tu país de origen, este proceso de validación de los documentos para que puedan ser usados legalmente en España en tu solicitud puede ser de dos tipos:
- Un proceso de legalización tradicional, el cual es mucho más largo.
- Proceso que se realiza mediante la apostilla de La Haya, lo que significa en gran medida el trámite.
A continuación te explicamos en qué consiste cada uno y qué países pueden beneficiarse de un proceso mucho más rápido y simplificado.
¿Qué es apostillar un documento?
Apostillar un documento es el proceso mediante el cual se pone un sello en un documento extranjero para que tenga validez legal en un país distinto al país de origen en el que se ha emitido.
Tal y como hemos comentado en el apartado anterior, cuando realices tu solicitud (por ejemplo de residencia) en España, deberás legalizar todos los documentos emitidos en tu país de origen.
Esto es así ya que la administración española debe verificar que se trata de un documento auténtico y emitido por parte de un organismo válido en tu país.
Si tu país forma parte de los países que han firmado el convenio de La Haya, este proceso de legalización se realiza de manera mucho más fácil mediante un sello (la apostilla de La Haya).
Si bien es cierto que cada país ofrece un sello diferente, por lo general éste se sitúa en el reverso del documento a validar.
Así, debes tener en cuenta que no todos los países han firmado este convenio, y será fundamental que verifiques la situación del tuyo para entender el proceso paso a paso que deberás seguir para la legalización.
Finalmente, ten en cuenta que para que la apostilla sea válida, ambos países (emisor y receptor del documento) deben haber firmado el convenio.
Países dentro del convenio de La Haya
El 5 de octubre de 1961 se celebró en Países Bajos la convención en la que se acordó crear la apostilla de La Haya, permitiendo autentificar documentos para que tengan validez internacional de manera rápida y eficiente.
A continuación te adjuntamos el listado de países que firmaron dicho convenio y que pueden beneficiarse de este sello.
A día de hoy, la gran mayoría de países latinoamericanos y europeos (además de otros como Estados Unidos o Rusia) son parte de este convenio, por lo que lo más probable es que te puedas beneficiar del proceso simplificado de legalización.
Por otro lado, la mayoría de países africanos, asiáticos o incluso algún latinoamericano como Cuba no están inscritos todavía en el Convenio de La Haya.
¿Cuál es la validez de un documento apostillado y cuánto dura?
Es muy importante que tengas clara la respuesta a esta pregunta, ya que se trata de un error común que comenten muchos extranjeros en España.
La validez de cualquier documento emitido en tu país de origen empieza a contar desde la emisión del documento, y no desde que se estampa la apostilla de La Haya.
Esto es muy importante ya que en muchos casos puede pasar bastante tiempo entre emisión del documento y su posterior legalización; por lo que la fecha importante es la primera.
No obstante, la legalización o apostilla (el sello) en sí no caduca. Es decir, siempre y cuando el documento siga teniendo validez, su legalización también.
Diferencia entre apostillar documentos y legalización
Es probable que tu país no se encuentre dentro del listado anterior.
Pues bien, en ese caso sigue siendo necesario legalizar tus documentos para que tengan validez en España.
¿Cómo hacerlo?
Desafortunadamente, el proceso de legalización es mucho más largo y tedioso al no poder apostillar el documento.
Si bien es cierto que depende del país de origen en cuestión, los documentos a legalizar van a tener que pasar por parte de diferentes instituciones que deberán firmar su validez hasta llegar a España.
Por lo general, el proceso tiene dos partes:
- Lo primero será acudir al Ministerio de Asuntos exteriores del país de origen para recibir un primer sello, verificando la firma oficial del documento en cuestión.
- Posteriormente deberemos acudir al Consulado o Embajada de España para recibir un segundo sello.
Como ves, el proceso tradicional es bastante más largo y tedioso. Es por eso que la capacidad de apostillar es tan útil: la legalización únicamente requiere estampar el documento una vez, y a partir de entonces la administración española ya lo considerará como válido.
No obstante, el documento extranjero legalizado o apostillado tiene exactamente la misma validez legal en el país de destino; la única diferencia radica en el procedimiento a seguir.
¿Qué documentos pueden ser apostillados?
A niveles prácticos se pueden apostillar y legalizar todos los documentos públicos (es decir, emitidos por una Administración Pública).
Pero para que tengas una idea más clara, veamos algún ejemplo en solicitudes de residencia y nacionalidad.
Por ejemplo, para solicitar tu permiso de residencia deberás aportar el certificado de antecedentes penales o el certificado de nacimiento.
Estos documentos son expedidos en tu país de origen, por lo que deberán ser apostillados.
Y en ese sentido se pueden apostillar tanto a copias como a originales.
¿Dónde se apostilla un documento en España?
En España, los documentos se apostillan en diferentes entidades según el tipo de documento. Los ciudadanos no españoles pueden apostillar un documento en España en las oficinas de la Administración Pública que tengan la autoridad para realizar este trámite.
Esto incluye notarías, Registros Civiles, y algunas oficinas de las Comunidades Autónomas. El proceso varía según el tipo de documento, por lo que es recomendable consultar con la oficina correspondiente para confirmar los requisitos específicos.
¿Cuánto cuesta apostillar un documento en España?
El precio exacto dependerá en gran medida de la cantidad de documentos a apostillar y de la institución en cuestión que lo realice.
No obstante, para que tengas una idea general, en España el precio puede ir entre los 20 y los 25€ por documento.
Pero eso no es todo: cuidado con las traducciones
Tras legalizar o apostillar tus documentos, ve con cuidado: es posible que el proceso no termine allí.
Si el documento que vas a presentar en España ha sido expedido en un idioma distinto al español, entonces deberás traducirlo debidamente.
Y, de nuevo, la traducción también debe tener validez legal.
Es por eso que te recomendamos que realices una traducción jurada directamente en España, pues así el documento tendrá validez legal sin necesidad de realizar trámites extra de legalización.
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