Número VAT en España: Proceso de Solicitud y Información que Deberías Saber

¿La actividad económica de tu negocio requiere operar con diferentes países dentro de Europa? ¿Funcionas desde España y vendes productos a países como Francia, Italia, el Reino Unido o viceversa? Entonces, sea cual sea el caso, deberás registrarte para conseguir el número de VAT en España. Y este no es un trabajo fácil. Pues, ¿deberías obtener tu identificación fiscal autorizada en España o en otro país? ¿Cómo funciona exactamente la devolución del VAT? La realidad es que no debes preocuparte por esas preguntas. ¡Vamos a tratar toda la información relevante en este post!

 

¿Qué es el VAT number en España?

 

El número del impuesto sobre el valor añadido es un número de identificación que te permitirá realizar negocios y emitir tus facturas a empresas dentro de Europa.

Este es el caso de aquellas personas que, sin tener una oficina física en España, quisieran hacer cualquier tipo de actividad económica con este país (como productos de exportación). Hablamos de las empresas no residentes.

Además, es el número que los que están físicamente dentro de España necesitarán para trabajar o vender productos por/a otros países europeos, así como la exportación de productos hacia ellos. Esto se refiere a las empresas residentes.

Ten en cuenta que, si te encuentras dentro de un país europeo y no dispones de un número VAT válido, realizar negocios fuera de tu país implicará sanciones importantes. Hacerlo es, simplemente, ilegal. Estamos hablando de otro impuesto en España importante, y cumplir con sus disposiciones es algo esencial.

 

Número VAT de empresas

 

El número VAT (Value-Added-Tax) de una empresa (o incluso un autónomo) es el número que le permite estar identificada a nivel fiscal al operar con otros países dentro de la Unión Europea. 

Recibe y se conoce por diferentes nombres, como número VAT, NIF-IVA o IVA intracomunitario.

Se usa básicamente para que la empresa o autónomo pueda identificarse en estas operaciones dentro de la UE y no pague IVA o impuesto de operaciones intracomunitarias.

 

Número VAT de facturas

 

Al emitir una factura a un país Europeo, deberás incluir el número VAT en la misma para poder identificarte y que dicha factura sea válida.

Como hemos visto en el apartado anterior, ese VAT que aparecerá en la factura no es más que tu número de identificación fiscal (o NIF) precedido de las letras ES, que corresponden a España.

 

Ejemplo de número VAT en España

 

El número VAT es muy fácilmente identificable, y siempre tiene el siguiente formato:

ESX1234567X

Donde:

• Las dos primeras letras, ES, hacen referencia al código que identifica al país en el que te estableces (en este caso España)
• Seguido de una letra
• 6 números
• Y otra letra final

Como verás, después del «ES» encontrarás los mismos números que componen tu NIF.

 

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¿Cuál es la diferencia entre el número VAT y el NIF?

 

Este es un error que muchas personas tienden a cometer.

Como el número VAT y el NIF (Número de identificación fiscal) sirven como números de identificación básicos para las empresas, muchos tienden a confundirlos. Pero no son lo mismo.

¿Por qué? Porque no todas las empresas y personas que trabajan por cuenta propia y que por ende poseen un NIF tienen un número de VAT asignado. El alcance geográfico es completamente diferente.

Por un lado, el NIF te permite operar dentro del territorio nacional (España). Por otro lado, si deseas, además, realizar tu actividad en todo el territorio europeo, solicitar un número VAT será obligatorio.

 

Cómo conseguir el número VAT

 

El VAT es un número de identificación que deberás solicitar a la Agencia Tributaria Española.

Veamos cómo conseguirlo paso a paso:

1. Confirma si necesitas un número VAT. Si realizas actividades comerciales en España que implican operaciones sujetas a IVA, como la venta de bienes o servicios a consumidores o empresas, necesitas un número VAT.
2. Prepara toda la documentación necesaria. Los documentos necesarios varían según el tipo de empresa y su país de origen. Generalmente, necesitarás
   • Pasaporte o documento de identidad.
   • Certificado de residencia fiscal de tu país.
   • Documentación que acredite la actividad empresarial.
3. Contacta con la Agencia Tributaria. Solicita el número VAT (o NIF-IVA) a través de la Agencia Tributaria Española. Puedes hacerlo:
   • Personalmente en una oficina de la Agencia Tributaria.
   • Con ayuda de un asesor fiscal que te represente.
4. Rellena el formulario 036. Completa el formulario 036 (Declaración Censal). Es un formulario detallado, por lo que es útil contar con un asesor fiscal si tienes dudas.
5. Presenta la solicitud. Entrega el formulario y la documentación requerida en la Agencia Tributaria o a través de su plataforma digital si tienes un certificado digital o clave de acceso.
6. Espera la aprobación. La Agencia Tributaria revisará tu solicitud. Este proceso puede tardar varias semanas, dependiendo de la carga de trabajo y de si necesitan más información.
7. Recibe tu número VAT. Una vez aprobado, recibirás tu número VAT asignado. Desde ese momento, podrás utilizarlo para tus transacciones comerciales en España.

Uno de los puntos más importantes para conseguir tu VAT, deberás demostrar claramente a esta institución que realmente necesitas este número.

¿Cómo hacerlo? Eso dependerá de la comunidad autónoma en la que vivas o de dónde tenga sede tu empresa. Habrá dos casos en los que se denegará la solicitud de número de VAT. En primer lugar, si realmente no lo necesitas. Pero también si no puedes demostrar que realmente lo usarás de manera efectiva en tus operaciones diarias.

Dependiendo de eso, los requisitos serán más o menos estrictos. Hay casos en los que el número se otorgará de inmediato, sin la necesidad de hacer grandes esfuerzos para demostrar que realmente lo necesitas. Sin embargo, hay regiones en las que un inspector acudirá a tus oficinas para verificar si realmente necesitas el número o no.

Es por eso que solo debe solicitarlo si realmente venderás productos a otros países europeos o prestará tus servicios allí. Una vez que la Agencia Tributaria española haya comenzado con el procedimiento, solicitarán varios documentos que acrediten tus actividades en otros países europeos.

Aquí puede usar facturas, presupuestos que hayas mandado o los correos electrónicos que muestran cómo un posible cliente está interesado en tus servicios. Desde ese momento, la institución tiene 15 días para emitir su veredicto.

A partir del instante en que se acepte tu solicitud, podrás operar legalmente fuera de Europa. En caso de que se rechace la misma, puedes optar por apelar a esa decisión mediante un procedimiento legal.

Si necesitas asistencia personalizada para conseguir tu número de identificación fiscal europeo, no dudes en mandarnos un correo electrónico a [email protected]

 

Dónde verificar si has conseguido tu número VAT

 

Existe un registro especial que muestra información genérica sobre una empresa y si tiene un número de VAT válido o no.

Esto es realmente importante si necesitas urgentemente un VAT para poder enviar una factura. Por otro lado, también es realmente útil si deseas verificar si la compañía a la que emites o recibe una factura tiene un VAT autorizado. Nos referimos a la sección especial VIES de la Comisión Europea.

 

¿En qué país debo registrar ni número VAT?

 

La respuesta es realmente simple. Debes registrarte para obtener tu número de identificación VAT en los países en los que operas o desde los cuales tienes tus oficinas.

Eso significa que, por ejemplo, si abres un centro logístico en España para únicamente recibir productos producidos en los Estados Unidos, que serán después venderidos por Europa, debes registrar tu VAT en España. No importa si no tienes clientes españoles.

No obstante, existen otras situaciones en las que también necesitarás un número VAT español no residente. ¿Cuáles son esas situaciones?

• Si deseas recuperar el IVA pagado en el territorio español.
• Cuando necesites aplicar el IVA de cargo inversa (en las próximas secciones veremos de qué se trata).
• Cuando tu empresa ofrezca servicios de telecomunicaciones en el país español; o instala equipo técnico.
• Para realizar operaciones de comercio exterior, como importar productos o mantenerlos en el país hasta que los envíes a otro estado de la UE.
• Cuando desees realizar trabajos puntuales como celebrar una conferencia u otro tipo de eventos (que generan ingresos).

 

Sobre el impuesto del IVA en España

 

Como ya sabes, el IVA es un impuesto indirecto aplicado al consumo de productos y servicios. Es un impuesto que se encuentra en las facturas de productos y servicios, y que paga el comprador.

¿Cuánto es exactamente el IVA en España? Eso depende del tipo:

• El tipo súper reducido, que es solo el 4%. Este porcentaje se aplica a productos de primera necesidad como pan, leche o libros.
• Ciertos productos y servicios tiene un IVA reducido, que es solo del 10%. Incluye todos los productos alimenticios que no están incluidos en el tipo anterior.
• Y, finalmente, el IVA general, que oscila entre el 8 y el 21%. El tipo más amplio. Aquí se incluiría el cine o teatro, gimnasio, peluquería u hoteles. Principalmente, estamos hablando de productos y servicios de ocio.

Si desea saber cuáles son las tarifas exactas para un producto o servicio concreto, puede hacerlo aquí.

 

¿Debo incluir el IVA en mis facturas a clientes europeos?

 

Esta es una pregunta crucial. Claro está que en el caso de emitir una factura a nivel nacional, dentro de España, debemos incluir el IVA siempre. 

Pero, ¿deberías incluir este impuesto al facturar a tus clientes europeos? Para venderles productos o proporcionarles tus servicios, en la mayoría de los casos sí, deberás hacerlo. Sin embargo, hay dos excepciones en las que no es necesario incluirlo. ¿Cuáles son?

• Cuando la transacción se lleva a cabo entre dos empresas que están registradas en la lista de VAT VIES. Además, también es muy importante que ambas empresas estén ubicadas en diferentes países dentro de Europa.
• Cuando se aplica la regla de carga inversa. Esto es, cuando la responsabilidad de contabilizar las transiciones de impuestos del IVA pasa del vendedor al comprador. En ese caso, el pago de impuestos se cancela cuando el comprador declara el IVA tanto en la compra como en la venta.

 

Cómo hacer tus declaraciones de IVA con el número VAT

 

Una vez que obtengas tu número VAT autorizado y comiences a realizar tu actividad económica, también tendrás que hacer las devoluciones de IVA correspondientes. Esto supone contabilizar y declarar todos los importes de IVA que se han obtenido en las transacciones realizadas.

¿Qué debes incluir en la declaración de IVA? Un resumen de todas las transacciones realizadas y el IVA que se ha cargado en cada una de ellas. Eso, finalmente, te dará el IVA neto.

Otra pregunta crucial es la frecuencia con la que tendrá que hacer estas devoluciones. Y eso es algo que depende del país específico, ya que cada uno de ellos es libre de establecer su propio período. En este sentido, el informe más común adoptado por los países de la UE es el formato mensual. Sin embargo, otros optan por el informe trimestral, anual o incluso basado en cada actividad realizada (el más infrecuente de todos).

Los plazos para realizar los retornos también los establece individualmente cada país.

 

¿Necesitas que un contable gestione tus declaraciones de IVA?

 

Como ha visto, hacer las declaraciones de IVA y todo lo relacionado con este impuesto puede ser un poco abrumador. Demasiados matices y una larga regulación que deberás conocer por completo para cumplir con la ley. Y eso lleva mucho tiempo.

Es por eso que no queremos que te preocupes por nada. Queremos estar a cargo de la parte aburrida de IVA, para que puedas concentrarte en lo que hace mejor: gestionar tu negocio.

Así, si deseas tener un contable con años y años de experiencia haciendo tus declaraciones de IVA o incluso solicitando el número VAT por ti, no dude en contactarnos, ¡estaremos encantados de gestionar tus impuestos!

 

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