A día de hoy es muy común que un trabajador autónomo o empresa no solo preste sus servicios a nivel nacional, sino que se dirija también al mercado Europeo. O bien tiene sus clientes principales allí, o bien quiere abrir mercado y expandirse. Si este es tu caso y tienes que empezar a emitir o recibir facturas de cualquier país de la Unión Europea, vas a necesitar un NIF intracomunitario, también conocido como ROI. En este artículo te enseñamos todo lo que debes saber sobre este número: para qué sirve exactamente, funcionamiento, validez cómo solicitarlo, ¡y mucho más!
¿Qué es el NIF intracomunitario?
El NIF intracomunitario es el número identificativo que permite a empresas en España (y en cualquier otro país de la UE) empezar a operar a nivel europeo emitiendo y recibiendo facturas de cualquiera de estos países, mediante un ajuste fiscal por el que no tienen que añadir el IVA.
Surge debido al hecho de que en Europa existen diferencias fiscales en relación al IVA: hay tipos impositivos diferentes, y esto dificulta las cosas al emitir una factura al exterior. Así, este número intracomunitario actúa como unificador. Elimina la necesidad de repercutir un IVA en las facturas al extranjero que en muchos países no será deducible o bien será inexistente por un servicio recibido en concreto.
Recibe también el nombre de ROI, por sus siglas «registro de operadores intracomuntarios». Y esto se debe a que una vez solicites este número, darás de alta a tu empresa (o a ti mismo como autónomo/a), en una base de datos compuesta por todas las empresas de la UE que operan a nivel intracomunitario.
¿Cómo funciona?
Pongamos un ejemplo.
Supongamos que un trabajador autónomo en España ha prestado servicios informáticos a una empresa ubicada en Alemania.
En este caso, y debido a que se trata de una operación intracomunitaria, ambos deberán estar inscritos en el VIES (el registro que contiene todos los ROI).
Así, al emitir la factura correspondiente por la prestación de servicios, el informático español no incluirá el IVA en la factura.
Y lo mismo pasaría en el caso de comprar productos, mercancías o servicios a un proveedor intracomunitario.
Te dejamos aquí una guía completa sobre cómo facturar en España, para que veas cuáles son todos los elementos que deberás añadir en cada una de ellas.
¿Qué ventajas tiene?
Su ventaja principal es el mismo hecho de que te exime de tener que añadir IVA en tus facturas, o bien tener que pagar este impuesto al comprarle a un proveedor extranjero (siendo la compra más barata).
Y este hecho que a priori nos puede parecer un simple trámite se convierte en una ventaja verdaderamente notable. Pues afecta de manera positiva a tu competitividad empresarial.
Piénsalo.
Supón que en toda Europa existen únicamente dos empresas que venden el producto X: tu y tu competidor principal, ubicado en Alemania.
Un posible cliente italiano se está planteando si comprarte a ti o a tu competidor, X. Obviamente, el precio será un factor a considerar muy importante. Ambos tenéis costes de producción muy similares.
Debido a que tu has solicitado tu NIF intracomunitario, no tienes que añadir el extra de IVA a tu precio de venta. Por otro lado, el competidor X, que no lo ha solicitado, si lo tiene que añadir.
Gracias a ello, tu precio de venta final se reduce muchísimo en comparación al de tu competidor: pues el debe añadir un extra 21%, algo que le quita atractivo al producto vendido.
Así, te llevas la venta.
Quiero hablar con un abogado especialista en impuestos
¿Significa esto que no cobro ni pago IVA si compro o vendo a Europa?
No. Aunque a primera vista pueda parecer que así sea, ocurre lo contrario.
Es decir, si disponemos de un NIF intracomunitario, es totalmente cierto que 1. en las facturas que emitamos no añadiremos IVA (por ende no lo cobramos del cliente), y que 2. si compramos a cualquier país de la Unión tampoco pagaremos este impuesto.
No obstante, posteriormente se producirá una compensación impositiva entre estados.
En nuestras declaraciones de IVA trimestrales que hacemos mediante el modelo 303, existe un apartado en el que debemos adjuntar adquisiciones y ventas intracomuntiarias. Puedes leer más sobre cómo funcionan las declaraciones de impuestos trimestrales como autónomos aquí.
Además, deberemos presentar el modelo 349 en el cual listamos las operaciones que hemos realizado con estos países Europeos.
Con estas documentos los países miembros realizan las gestiones pertinentes y son capaces de compensar el IVA derivado de las operaciones producidas.
No obstante, en el caso en el que te desplaces a cualquier país de la UE y realices ahí la prestación de servicios o venta de productos, la operación sí estaría exenta de IVA. Es decir, únicamente se aplicaría el IVA si estás dentro de España (y no tienes NIF intracomunitario).
¿Cómo me doy de alta en el ROI y obtengo el NIF intracomunitario?
Solicitar el NIF intracomunitario es un proceso bastante sencillo, aunque la aprobación de la solicitud puede no serlo tanto.
En primer lugar, el proceso es el mismo que cuando nos damos de alta como autónomos o constituimos una empresa.
Debemos rellenar el modelo 037 (en el caso de trabajar por cuenta propia), o el 036 (si somos una sociedad). Puedes encontrar ambos documentos aquí.
Mediante dicha solicitud, deberemos inscribirnos como solicitantes del número intracomunitario. Para hacerlo, simplemente debes marcar la casilla 582, relativa al alta en el ROI (registro de operaciones intracomunitarias).
Algo muy importante en esta solicitud es demostrar la necesidad de vender o comprar en Europa, indicando además quién son tus clientes y/o tus proveedores.
Con ello recibirás el número de iVA internacional o International VAT. Este no es más que tu DNI o NIE en caso de ser autónomo o CIF si eres empresa, con las letras ES delante (en el caso de otro país, el código identificativo será distinto).
¿Cuánto tarda?
Aunque en determinadas ocasiones pueden llegarte a conceder este número en tan solo 2 o 3 días, el proceso se puede alargar hasta los 6 meses.
Debemos tener en cuenta que el proceso de aprobación está sometido a un proceso de comprobación previa, factor que hace que el proceso se prolongue. Especialmente si acabas de registrar tu empresa o te acabas de dar de alta como autónomo, y por ende no tienes un histórico o actividad previa, el proceso puede ser más largo de lo normal.
¿En qué consiste este proceso? En la mayoría de casos consistirá en un inspector de Hacienda acudiendo a tu local comercial o ubicación física asociada a tu empresa para verificar todo lo relacionado con tu actividad empresarial. Como hemos dicho, es necesario demostrar la necesidad de comprar o vender a Europa. Es por eso que Hacienda verifica que verdaderamente alguien trabaja allí, cuánta gente y bajo qué contratos, de qué manera se desarrolla la actividad, etc.
Además, en caso de tratarse de una sociedad, la AEAT suele solicitar una serie de documentación, como el contrato alquiler o factura proforma que justifiquen la solicitud para prestar servicios en el extranjero. Su finalidad con este clara es fácil: evitar fraudes.
No obstante, y como hemos apuntado, hay casos en los que dicho proceso es casi inexistente y recibes el identificativo en tiempo récord; y el número es concedido sin ninguna petición o requisito extra. Todo dependerá de tu caso particular.
Ten en cuenta que si tienes alguna deuda con Hacienda la solicitud será denegada de manera automática. Así que la deberás solventar antes.
¿Caduca el número NIF?
Sí. En el caso en que durante un plazo de 12 meses no hayas realizado ningún tipo de actividad intracomunitaria, el número queda extinguido y deberás volverlo a solicitar de nuevo.
Además, si has tenido alguna deuda importante con Hacienda, es también muy probable que se te retire.
En cualquiera de los dos casos implica pasar por el proceso de solicitud (y por ende, de inspección) desde 0.
Por ello algo que te recomendamos es que verifiques, antes de emitir una factura, la validez de tu alta en el ROI. Te explicamos cómo a continuación.
Comprobar tu NIF intracomunitario en la AEAT: Registro VIES
Supongamos que ya tienes tu primer cliente intracomunitario y vas a emitir tu factura. Lo primero que deberás hacer es pedirle su número de IVA internacional, y verificar que su NIF intracomunitario está dado de alta en el ROI de manera válida.
Para ello tienes el VIES: para consultar los operadores intracomunitarios y ver que ese cliente efectivamente es uno de ellos.
Simplemente tienes que hacer click aquí y introducir los datos.
En el caso en el que este cliente (sea autónomo o empresa) en cualquier país de la UE no tenga el número de IVA internacional aprobado, entonces deberás añadir IVA en la factura.
Pide ayuda a un abogado experto
Aunque con el enlace anterior podrás verificar la validez de dicho número por parte tanto tuya como del cliente o proveedor, te recomendamos que vayas un paso más allá y te cubras a nivel legal.
Así, contar con un abogado experto en material fiscal y mercantil puede ser la mejor alternativa para empezar a operar en el extranjero.
En Balcells Group te ayudaremos a confeccionar tus facturas, definiremos si tienes que incluir IVA o no, cómo ajustarlas al NIF intracomunitario, y cómo realizar tus declaraciones de impuestos trimestrales incorporando todas estas transacciones europeas.
Así que si tienes cualquier duda, nuestro equipo está dispuesto a ayudarte y guiarte paso a paso.
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