¿Has recibido tu primera nómina y no entiendes qué es lo que pone? ¿Te gustaría conocer las diferencias entre salario neto y bruto para entender por qué cobras mucho menos de lo que te habían dicho? En este artículo repasaremos todo lo que necesitas saber sobre las nóminas en España. Veremos cómo se calculan, ejemplos, y de qué manera repercute en la contabilidad de las compañías.
¡Ah! Y si eres una empresa no dudes en seguir leyendo. También hemos añadido una serie de consejos que te serán totalmente útiles al contratar a nuevos trabajadores.
Sin más, empezamos.
¿Qué es una nómina en España?
Una nómina es el documento oficial en el que se refleja la cantidad monetaria que un trabajador percibe como compensación por sus servicios a la empresa en la que está contratado.
Es decir, el documento en el que encontramos el dinero que cobra.
Pero a diferencia de lo que tendemos a pensar, la nómina de trabajo no incluye únicamente la retribución o dinero que recibimos por el trabajo que realizamos. Ésta también incluye el pago a cuenta del IRPF y las retenciones pagadas a la Seguridad Social.
En la gran mayoría de los casos dichas nóminas se emiten una vez al mes. Pues es la frecuencia en la que un trabajador cobra su salario.
No obstante, existen situaciones específicas en las que también es posible recibir la nómina una vez al trimestre, por horas o de manera semanal/quincenal.
Desde el punto de vista contable, supone un pasivo para la empresa, pues se representa como un desembolso monetario. Y, de hecho, suele ser uno de los costes fijos más importantes para cualquier firma.
Debido a su relevancia y complejidad, existe una extensa normativa y regulación laboral en este ámbito.
¿Por qué son tan importantes?
Las nóminas son un elemento fundamental tanto desde el punto de vista de la empresa como del trabajador.
En primer lugar, y como es lógico, suponen uno de los principales gastos fijos para cualquier empresa. Es decir, afectan de manera significativa en el beneficio neto.
Cualquier negocio requiere de personal para el desempeño y funcionamiento de su actividad. Y según lo que éste le cueste, su producto o servicio puede llegar a ser más o menos rentable. Es por eso que a los costes de producción debemos imputarles los gastos salaries para entender de manera exacta lo que nos cuesta ofrecer nuestro producto o servicio al mercado.
Pero, por otro lado, tenemos la óptica del trabajador, no menos importante.
Sin duda el salario (reflejado en la nómina), es uno de los principales motivadores para el empleado. No solo puede ser un gran incentivo para que desempeñe un mejor trabajo, sino que además puede actuar como atracción para talento cualificado a la empresa.
De ahí radica la importancia de entender las nóminas y su funcionamiento. Pero quizás esto es algo que no lograremos hasta que no veamos todos y cada uno de los elementos que las componen, lo cual haremos en el siguiente apartado.
Legislación laboral sobre las nóminas
A nivel general, encontramos la Ley del Estatuto de los Trabajadores. Se trata del principal texto legal que regula las nóminas y las percepciones salariales.
Por otro lado, encontramos otras disposiciones igual de relevantes, como por ejemplo la Ley General de la Seguridad Social, en la que se regulan las aportaciones y deducciones a dicha institución.
Así, es importante también entender que se trata del Ministerio de Trabajo y Economía Social el ente encargado de crear y gestionar la legislación relacionada.
¿Qué es una nómina electrónica?
Una nómina electrónica no es más que el archivo pdf que recibe el trabajador a fin de mes con el salario a percibir, y que sustituye la nómina tradicional en formato papel.
Como en la mayoría de sectores y aplicaciones, internet lo ha revolucionado todo. Y el mercado laboral con sus nóminas no iban a ser excepción.
Así, a día de hoy la nómina impresa en papel está cada vez más en desuso.
¿Cuál es su sustituta? La nómina electrónica, la versión digital de la misma.
Cuando nos referimos a la nómina electrónica estamos hablando de la propia nómina del trabajador, con la única diferencia de que ésta está disponible de manera online.
Esto no solo permite ahorrar papel, sino que además también agiliza el trámite. El empleado puede acceder de manera mucho más rápida y fácil a su salario mensual, y el empresario la puede emitir más ágilmente.
Cabe mencionar que tiene la misma validez legal que una nómina impresa en papel.
¿Cuáles son los datos que debe contener una nómina? Listado de elementos
Tal y como veremos en el ejemplo, este documento suele ocupar una cara completa de papel. Y por la gran cantidad de elementos que incluye, no deja casi espacios en blanco.
Así, ¿qué elementos componen las nóminas?
- Datos identificativos de la empresa, el primer elemento del encabezado.
- También en el encabezado encontramos los datos relativos al trabajador que cobra dicha nómina
- La fecha en la que se emite la nómina; es decir, el período de liquidación
- Los devengos o retribuciones
- En el caso de tener cabida, deducciones.
- El líquido a percibir, es decir, la cantidad que el trabajador cobra.
Veámos cada uno de estos elementos en mayor detalle.
Datos de la empresa
El primer apartado de todos, situado en el llamado encabezamiento, encontramos los datos referentes a la empresa. De manera más concreta:
- La razón social o nombre de la empresa que tiene contratado al trabajador
- La dirección de dicha empresa (domicilio social)
- Su CIF (número identificativo a efectos finales)
- Su código de cotización de la seguridad social
Datos del trabajador
El siguiente apartado hace referencia a los datos del trabajador que percibe la nómina:
- Su nombre completo
- DNI o número NIE
- La antigüedad en la empresa
- Su número de la seguridad social
- La categoría o grupo profesional
- El código referente al tipo de contrato existente
Devengos o Retribuciones
Los devengos son cada uno de los conceptos por los que el trabajador cobra. Ya sea su jornada laboral habitual, horas extra, dietas, etc.
Es decir, todos aquellos conceptos que hacen que la cantidad monetaria a cobrar como salario se eleve.
La suma del total de las retribuciones forma lo que se conoce como salario bruto. Éste no es el que cobra a fin de mes el trabajador, pues todavía queda aplicar un elemento clave.
Esta parte de la nómina de trabajo se divide, a su vez, en dos tipos de retribuciones:
Retribuciones salariales
Éstas incluyen los conceptos por los que el trabajador recibe su salario; por lo que cotizan en la seguridad social.
Encontramos en este caso, y como elemento principal, el salario base. Éste es el fijado por los convenios colectivos y el puesto que ocupa el trabajador en la firma. En el caso de no existir convenio, el salario base será el acordado en el contrato de trabajo.
Pero, además, encontramos los complementos salariales. Es decir, la parte diferencial entre el salario base y el plus extra que recibe el asalariado en motivo de:
- Su experiencia
- Conocimientos especiales que le permiten desarrollar la actividad laboral de manera más efectiva
- Antigüedad en la firma
- Condiciones de penalidad, peligrosidad o toxicidad en el puesto de trabajo
- Horas extra
- El salario en especie; es decir, la parte del salario que se recibe en forma de bienes o servicios (coche de empresa, alojamientos, etc.)
- Incentivos, como los variables por rendimiento
Retribuciones no salariales
Aquí encontramos prestaciones, indemnizaciones o suplidos que ni cotizan en la seguridad social ni se pueden deducir en el IRPF.
Estos bienes y/o servicios pueden representar un máximo de un 30% del total de la nómina.
Por ejemplo, supongamos enel caso de un trabajador que viaja a diario con transporte público y tiene que adelantar el pago de dicha tarjeta. Obviamente se trata de un gasto que la empresa le devuelve a fin de mes. Pues esa cantidad o plus a percibir sería un devengo no salarial.
Deducciones
Si con los devengos veíamos todos los conceptos que suman en la cantidad total de la nómina de trabajo, las deducciones restan. Es decir, una vez tenemos el salario bruto, le restamos le total de deducciones para obtener el salario neto; la cantidad que realmente percibe el asalariado.
Estas deducciones pueden ser, básicamente, de dos tipos:
Las retenciones por IRPF
Es decir, el porcentaje de impuesto sobre la renta a pagar que la empresa retiene al trabajador y adelanta en relación al pago anual requerido.
La cantidad exacta varía según el trabajador, pues depende del puesto de trabajo específico; de su nivel de ingresos (el IRPF es un impuesto progresivo), y de diferentes datos demográficos como su estado civil o edad.
Lo que encontramos aquí es una parte del salario retenida y que se destina para tener un “fondo” para posibles eventualidades futuras en las que se necesite dicho dinero. Es dinero que se destina, por ejemplo, a las prestaciones por desempleo, bajas por maternidad/paternidad, baja médica, formación, etc.
Para calcular las deducciones se usan los topes mínimos y máximos que establece cada año el gobierno, según un porcentaje (el tipo de cotización).
Una vez retadas estas deducciones obtendremos la totalidad que el trabajador percibe (salario neto).
Así, ¿cómo calculamos la aportación mínima a la seguridad social? Para ello debemos separar los porcentajes según la partida en cuestión:
- Las contingencias comunes, equivalentes a un 4,7% del salario, en las que no se tienen en cuenta las horas extra.
- Las deducciones por paro o desempleo, que equivalen a un 1,55% en los contratos generales.
- La formación profesional es de un 0,10%.
- Únicamente se tendrán en cuenta aquí las horas extras de fuerza no mayor, con un porcentaje del 4,7%.
Ejemplo de nómina en España
Ahora que hemos visto todos y cada uno de los elementos por separados, pongámoslos en común mediante una nómina real.
El Ministerio de Trabajo nos proporciona a través de su página web un ejemplo básico, que puedes encontrar aquí.
Pero para más detalle, adjuntamos una imagen en la que se ve una nómina con todos los conceptos y partidas que hemos ido mencionado hasta ahora:
¿Cómo se calcula el sueldo en España?
Ahora que ya hemos visto todos los elementos que conforman una nómina, responder a esta pregunta no es tarea complicada.
Para calcular el sueldo que recibes a final de mes simplemente tienes que restarle a tu salario bruto (todas las retribuciones, ya sean salariales o no, que justifican la retribución de tu labor en el día a día con la empresa), las deducciones a la seguridad social y al pago del IRPF a cuenta.
El resultado será el salario neto, el sueldo que recibes a fin de mes.
Es decir:
Sueldo = Salario bruto (retribuciones salariales + no salariales) – salario neto (aportaciones a la seguridad social y deducción IRPF).
Ten en cuenta que esta diferencia entre salario bruto y neto puede llegar a ser de hasta un 30%. Es por eso que antes de aceptar una oferta de trabajo te recomendamos que analices este punto detenidamente y hagas el cálculo.
¿Cuánto te descuentan del sueldo?
Como acabamos de comentar, lo que te descuentan del suelo es el pago anticipado del impuesto sobre la renta y las cotizaciones a la seguridad social.
Es decir, te descuentan la diferencia entre tu salario neto y tu salario bruto.
Pero, ¿de qué cantidad estamos hablando exactamente? Veámoslo en base a los dos elementos:
- En el caso de las cotizaciones a la seguridad social, te suelen descontar entre un 4 y un 10% de tu nómina. La cantidad exacta depende el puesto de trabajo específico.
- En el caso del IRPF, la respuesta es un poco más complicada. Pues no solo depende de tu puesto de trabajo, la cantidad a deducir depende también de tu edad, nivel de ingresos y situación familiar.
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