¿Estás planeando abrir tu negocio en España pero no estás seguro/a de cuál es la mejor opción estructura? En este artículo repasamos todo lo que necesitas saber para abrir una sucursal en España. Analizaremos las principales ventajas de esta estructura empresarial frente a una filial o una sociedad de responsabilidad limitada, veremos cuáles son las obligaciones fiscales que deberás hacer frente, los requisitos legales y el proceso de constitución paso a paso, ¡y mucho más!
¿Qué es una sucursal?
Una sucursal es un establecimiento permanente situado en el territorio español propiedad de una empresa matriz situada fuera del país, y que desea expandirse arrancando sus operaciones en el extranjero con esta unidad dependiente.
Por lo tanto, si tienes una empresa en el extranjero pero deseas penetrar el territorio español, tiene dos opciones diferentes: abrir una S.L. (sociedad de responsabilidad limitada), que sería una entidad independiente de tu empresa actual; o decantarte por abrir una sucursal, ya que puede ser mucho más ventajoso.
¿Por qué?
Porque esta sucursal está completamente vinculada a la empresa matriz, ya que no tiene su propia autonomía y no es una entidad jurídica en sí misma. Esto elimina completamente muchas de las necesidades y responsabilidades legales a las que cualquier empresa debería responder en España y hace que la gestión de las operaciones diarias sea algo mucho más sencillo; pero al mismo tiempo permite que la sucursal se beneficie de las fortalezas y activos de la empresa matriz (con aportaciones de capital, el prestigio y poder de la marca, etc.).
Entonces, ¿cuándo es mejor abrir una sucursal en lugar de una S.L.?
La respuesta depende de muchos factores.
Pero, normalmente, si la empresa necesita grandes y constantes influjos de efectivo para sus operaciones diarias una sucursal es la solución más óptima, ya que las transferencias por parte de la empresa matriz son mucho más fáciles (comparten la misma estructura de capital).
¿Es lo mismo que una filial?
Esta es una idea errónea común que muchos empresarios pueden llegar a tener. Pues ambas pueden ser grandes opciones a la hora de trasladar tu negocio a España y expandirse en el extranjero.
Pero una filial no es lo mismo que una sucursal. Mientras que la primera es totalmente autónoma e independiente de la empresa matriz (100% responsable de sus propias acciones y responsabilidades), la segunda depende totalmente de ella (sin esa responsabilidad asociada, que queda en manos de la empresa «madre»).
Pero existen dos importantes distinciones adicionales.
La primera está relacionada con el proceso de constitución. Una filial funciona como una sociedad anónima o limitada en España. Por lo tanto, debe poseer un mínimo de 60.000 o 3.000 euros de capital social para su constitución, algo que no es necesario cuando se crea una sucursal.
La segunda consideración tiene que ver con la gestión de la empresa. El órgano encargado de dirigir una filial es la suma de todos sus accionistas, mientras que para la sucursal sólo se habla del representante designado por parte de la sociedad matriz. Esto puede ser útil para centralizar y acelerar el proceso de toma de decisiones.
La oficina de representación
Tampoco podemos confundir una sucursal con una oficina de representación.
Aunque ambas no dispongan de personalidad jurídica propia y dependan casi al 100% de la empresa matriz, su finalidad y actividades que pueden realizar son muy distintas.
Pues la oficina de representación únicamente podrá ejercer en España tareas supletorias o auxiliares como investigación de mercados o actividades de gestión de contratos.
Pero en ningún caso puede tratarse de actividades económicas (algo que sí hacen las sucursales).
Ley regulatoria
¿Cuál es la ley que regula este tipo de negocios en España?
Es la ley Mercantil a través del Real Decreto 1784/1996.
Principales ventajas
Como hemos mencionado, las principales responsabilidades del negocio en España son asumidas no por la propia sucursal, sino por la sociedad matriz extranjera.
Esta falta de responsabilidad hace mucho más fácil la gestión de las operaciones diarias.
Por ejemplo, será la sociedad matriz la encargada de presentar cada año a las autoridades españolas los informes financieros y contables requeridos (balance e informe de pérdidas y ganancias).
Por otro lado, cualquier obligación legal como multas fiscales o pagos a empleados que se requieran será también responsabilidad de la empresa matriz.
Así que como puedes ver, gracias a esta relación legal una sucursal es capaz de centrarse en sus operaciones sin sufrir muchos de los problemas tediosos por los que debe pasar cualquier negocio. Esto puede hacerlo una opción ideal para una expansión internacional.
Además, al registrar la sucursal no hay un mínimo de capital social legal exigible. La entidad matriz ya dispone de esos activos bajo su posesión, y como son una entidad indivisible, no hay necesidad de registrar ninguna cantidad extra. No obstante, la sede central tiene la obligación de asignar una cantidad monetaria mínima a la sucursal (aunque no hay una cantidad especificada).
Pero no todo es positivo.
El principal inconveniente de esta relación es que muchas de las decisiones más importantes no pueden ser tomadas por la propia sucursal: debe recibir la aprobación de la sociedad matriz. Así que, en ese sentido, la toma de decisiones está parcialmente limitada, aunque la sucursal sea la unidad que tiene la gran parte de la información sobre el mercado y contacto directo con los clientes.
¿Cuáles son las obligaciones de la sucursal?
Aunque la gran mayoría de las responsabilidades legales recaen en la empresa matriz, eso no significa que la sucursal no tenga que cumplir con ciertos requerimientos.
¿Cuáles son esas obligaciones?
En primer lugar, debe llevar su contabilidad mensual, ya que será necesario presentar sus libros a la empresa matriz para que ésta pueda presentar anualmente los correspondientes estados financieros (cuentas consolidadas).
Debe pagar impuestos como cualquier otra empresa en España. Se trata de las declaraciones trimestrales del IVA y del impuesto de sociedades sobre los ingresos netos como empresa no residente.
En ese sentido, una de las principales ventajas es que pueden deducirse los gastos de gestión y administración (algo que no ocurre con una sociedad de responsabilidad limitada).
Por otro lado, el pago a la Seguridad Social española en nombre de sus empleados en España es otro de los requisitos a cumplir por parte de la sucursal.
Hablar de impuestos específicos aquí es algo complicado. Y es que la situación fiscal depende enormemente del país en el que resida la sociedad matriz y de si ese país tiene un convenio de doble trato con España (que ayuda a evitar pagar dos veces el mismo impuesto).
Por eso, antes de abrir su sucursal, es 100% recomendable hablar con un asesor fiscal y explorar la situación. Nuestro equipo está a tu completa disposición para estudiar la situación de tu empresa y averiguar cuáles son los impuestos específicos que terminará pagando, además de encontrar maneras para optimizarlos:
¿Cómo registrar una sucursal en España?
Veamos cuáles son los requisitos de incorporación y cómo es el proceso legal paso a paso.
Todo empieza con una resolución del consejo de administración de la empresa matriz en la que se especifica la voluntad y autorización para abrir la sucursal en España. A continuación, deberán nombrar a un representante que tendrá la autoridad para tomar decisiones y al que se le debe otorgar poder notarial para formalizar todo el procedimiento de constitución.
El siguiente paso es abrir una cuenta bancaria en España. Para ello, el propietario de la sucursal necesita un número NIE, que puede obtenerse presentando su pasaporte y una carta de motivación (explicando que lo necesita para abrir la sucursal).
Después es necesario ir al notario para firmar la escritura pública. Durante este proceso se debe firmar una declaración pública, incluyendo:
- El nombre de la sucursal (que debe ser el mismo que el de la empresa matriz, pero para ello hay que verificar primero su disponibilidad en España)
- Cuáles son las actividades específicas que llevará a cabo al empezar sus operaciones
- Sus representantes y el correspondiente nivel de poder/autoridad
- La dirección social
También es necesario presentar documentación que demuestre la existencia de la sociedad matriz extranjera y la relación de esta sucursal con la matriz.
*Cualquier documento extranjero debe ser legalmente traducido y legalizado con la Apostilla de La Haya.
Todos estos documentos serán depositados en el Registro Mercantil, y esta institución tiene 5-6 días para incorporarlos.
Finalmente, se deberá solicitar a la Agencia Tributaria el número de identificación fiscal (también llamado NIF, «Número de Identificación Fiscal»). Comenzará con la letra W. Después, deberás registrar la empresa en el censo empresarial rellenando el modelo 036.
Una vez que las operaciones de la sucursal empiecen a funcionar, se deberá notificar ese inicio al ayuntamiento.
Asistencia legal para la apertura de la sucursal
Como puedes ver, el proceso de constitución de una sucursal en el territorio español puede ser un poco tedioso.
Existen varios pasos a seguir, y planificar cada uno de ellos adecuadamente es fundamental. Deberás entender claramente cuáles son tus obligaciones fiscales y legales antes de iniciar tus operaciones en España; y ya que cada caso es diferente, es posible que tengas ciertas dudas.
Por eso es muy recomendable y crucial obtener la asistencia de un abogado experto en negocios y material fiscal para evitar cualquier tipo de bloqueo en el camino.
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