Tanto si eres autónomo como una sociedad, mandar facturas a tus clientes será fundamental. Pues es el método de justificar a nivel legal la prestación de servicios o la venta de productos. No obstante, son muchas las compañías o trabajadores individuales que o no tienen muy claro cómo hacerlo, o bien no incluyen todo lo que deberían añadir. Así, este artículo te enseñamos cómo facturar exactamente y qué incluir en cada una de tus facturas.
¿Qué es una factura y cuándo debo emitir una?
Por más obvio que parezca, empecemos por el principio. Una factura es el documento que deberás enviar a tus clientes para poder cobrar los productos vendidos o servicios prestados.
Así, la ley exige la creación de este documento tras cualquier tipo de transacción con cada cliente.
En ellas, deberás incluir no solo el importe de los productos o servicios vendidos, sino también el IVA aplicable y las retenciones de IRPF. A continuación veremos cada uno de los elementos al detalle.
Al final del trimestre, deberás reunir todas las facturas enviadas a tus clientes (además de las que has pagado) y enviarlas a Hacienda. Puedes saber más sobre cómo funcionan las declaraciones de impuestos siendo autónomo aquí.
Además, recuerda que debes conservar tus facturas durante, al menos, 4 ejercicios; pues ante una inspección de Hacienda será fundamental aportarlas.
Quiero hablar con un abogado especialista en impuestos
¿Qué debe incluir una factura para que sea válida?
Pasemos al punto más importante. Cualquier factura, para que sea válida, debe incluir los siguientes elementos:
Número de factura
Cada factura tiene asignado un número único y diferente al resto.
Es decir, cada vez que emitas una factura nueva, le asignarás un número (digamos el 1). La factura que por fecha viene justamente después, tendrá el número siguiente (en este caso el 2).
Así, ten en cuenta que no puede haber saltos en los números ni que una factura con número posterior a otra tenga fecha anterior.
En cuanto al formato, puedes añadirle sufijos, como por ejemplo el año o ejercicio en curso (2020 + número factura).
Fecha de la factura
Otro campo importante es la fecha de la factura. Ésta debe corresponder a la fecha de expedición. Es decir, al día en que emites la factura a tu cliente.
Denominación da ambas partes
Tendrás que identificar tanto el receptor de la factura (tu cliente), como al emisor (tu).
Así, deberás indicar, en la parte superior el nombre de la empresa en el caso de ser una sociedad, o nombre y apellidos en caso de ser autónomo.
En el caso de empresa (ya seas tu como emisor o el receptor), es importante indiciar las siglas correspondientes al tipo de sociedad (S.L., S.A., etc.).
Debes usar una columna (izquierda) para todos los datos del cliente receptor; y la de su derecha para los tuyos como emisor de la factura.
Número de identificación fiscal
Justo después del nombre de la empresa o autónomo, se debe añadir el número de identificación fiscal.
En el caso de empresa será el CIF, y en caso de trabajador autónomo DNI o NIE.
La tercera y última línea de los datos de emisor y receptor (en sus respectivas columnas), es la denominación social. Es decir, la dirección completa de donde se ubica la actividad de ambos (calle, número, piso, código postal, ciudad, provincia y país).
Descripción de la operación
En este apartado deberás crear una tabla con los siguientes conceptos o columnas:
- Nombre del producto vendido o servicio prestado
- Precio unitario
- Precio final (sin impuestos), lo que se conoce como base imponible
- IVA correspondiente. Si hay más de uno, deberás desglosar las bases imponibles según los tipos de IVA, pues ten en cuenta que algunos productos tributan a IVA distinto al general, pudiendo ser un 0,4 o 10%.
- Retenciones de IRPF, que suelen ser un 7% durante los 2 primeros años de actividad, y un 15% después. Si se aplica (no sucede así en todos los casos), lo deberás incluir en este documento.
Totalización
En la tabla anterior habrás ido añadiendo distintas filas en relación a los diferentes conceptos o productos facturados (cada uno con su fila correspondiente); añadiendo su precio sin impuestos, IVA correspondiente y retención.
En este apartado, situado en la parte inferior del anterior, deberás totalizar todos esos números.
Es decir, sumar todas las bases imponibles, todos los IVAs y todas las retenciones.
Una vez hecha la operación, la añadirás para generar el total de cada partida de la factura, y realizarás el computo total para obtener el importe total a pagar (que recuerda se consigue sumándole el IVA a la base imponible y restándole las retenciones).
Condiciones de factura
Finalmente, en la parte más inferior del documento, añadirás todas aquellas condiciones correspondientes a la factura.
Hablamos de la fecha de vencimiento de la misma, el método de pago (datos bancarios), etc.
¿Cómo hacer una factura paso a paso?
A continuación te detallamos el proceso paso a paso para emitir una factura, sin fallos ni complicaciones.
1.Escoger la plataforma o medio con el que crearás tu factura
Este es el primer paso, y sin duda muy importante.
Lo primero que debemos hacer es escoger el método con el que crearemos la factura.
Es posible que estés usando algun software de facturación, como Holdd, Quipu, o Factura Directa. En ese caso, deberás entrar a la plataforma y dirigirte a la sección de creación de una factura.
Estos programas incluyen diferentes plantillas que puedes usar como referencia para rellenar y completar todos los campos necesarios.
En caso de no disponer de ningún software de facturación y emitr la factura de manera más «manual», tendrás que disponer de una plantilla básica en Word o programas similares para crear tu factura en pdf.
2. Rellana tus datos como emisor de la factura
En la parrte superior izquierda, deberás incluir tus datos como persona que emite la factura.
Esto incluye tu nombre (si eres autónomo) o el nombre la empresa, el CIF/NIF, y la dirección fiscal completa.
3. Rellan los datos del receptor de la factura
En este paso repetimos la información anterior, pero para el receptor de la factura (autónomo o empresa que deberá pagar y abonarnos el importe de la factura).
De nuevo, nombre, NIF/CIF y dirección fiscal.
4. Numeración y fecha
Seguidamente deberás numerar la factura, y ponerle fecha.
La numeración es un punto muy importante, y deberás seguir una numeración lógica y correlativa.
Es decir, cada factura que emites tiene un número, y según la fecha en la que emitas la nueva factura, el número debe cuadrar comparando con la anterior.
En este punto también añadirás fecha de vencimiento de la factura (en caso de que exista una).
5. Concepto
El siguiente paso es destallar el producto o servicio por el que mandas la factura. En este paso debes ser lo más explícito posible para evitar problemas legales en un futuro.
Es decir, incluir exactamente lo que estás cobrando en la factura, de manera que el concepto contenga la totalidad del producto o servicio entregado.
A fin de ser todavía más preciso y claro, si es posible, desglosa el concepto en sub-conceptos.
6. Define la parte económica
Cada concepto en tu factura tendrá un precio o importe.
A este precio deberás hacerle diferentes cálculos y modificaciones. Así, manteniendo en una columna al lado del concepto el precio base:
- En caso de aplicar algún descuento, lo restarás
- Le sumarás un 21% de IVA (en caso de estar en Canarias, recuerda que en lugar de IVA se aplica el IGIC
- En caso de ser autónomo y retener, le restarás o bien un 7 o un 15% en concepto de pago de IRPF. Te dejamos aquí un post con más detalles sobre cómo funciona esta parte.
7. Suma todos los conceptos e importes
En la parte anterior hemos creado una tabla con cada concpeto a facturar, sumado su IVA, restado posbiles descuentos e IRPF en caso de que aplique.
Ahora, en la parte inferior de la factura, sumaremos todos los importes anteriores para que nos de el total.
8. Añade el método de pago
Recuerda añadir el método de pago con el que el receptor de la factura deberá abonar el importe final. Normalmente esto supone añadir tu cuenta bancaria.
9. Envía la factura y almacénala en un lugar seguro
Por último, deberás enviar la factura al recepto, y guardarla para poder presentarla, por ejemplo, en tu declaración de IVA trimestral.
¿Se debe aplicar IVA en todas las facturas?
No. Aplicar o no el IVA dependerá del cliente al que le hayas prestado servicios o vendido productos.
En el caso en que se encuentre dentro de España, entonces deberás incluir el IVA correspondiente.
No obstante, si la transacción se produce a un cliente dentro del a Unión Europea que está inscrito en el registro VAT, entonces no deberás añadirlo.
No obstante, te recomendamos consultarlo con uno de nuestros abogados fiscales para confirmarlo. Simplemente tienes que mandarnos un mail a [email protected] y te responderemos en menos de 24 horas.
Te dejamos también una guía completa sobre cómo facturar a países de la Unión Europea.
¿Qué es una factura rectificativa?
Supón que has emitido una factura a tu cliente, pero que ésta contenía algún error o no cumplía al 100% con lo que exige la ley. Por ejemplo, había alguna equivoación en los cálculos de los porcentajes del IVA o retenciones, o faltaba algún elemento clave.
En ese caso deberás emitir una factura rectificativa, para corregir la original.
Deberás asignarle una numeración especial y extra (no la misma que la factura original). Y únicamente deberás incurrir en este procedimiento en los casos en los que la factura con error pertenezca a un trimestre anterior al actual, por el que ya has declarado y pagado IVA.
Hacienda te devolverá la parte de IVA correspondiente.
¿Qué debe incluir? Es muy fácil. Debe ser igual a la factura original ya emitida y con error, pero corregida.
¿Se pueden mandar facturas por mail? Factura electrónica
Este es sin duda un tema muy controvertido.
¿Es posible mandar facturas por correo electrónico en España? ¿Tienen la misma validez legal?
Tras la aprobación del nuevo reglamento de Facturación en 2012, es totalmente posible hacerlo, bajo lo que se conoce como factura electrónica.
Lo único que debes tener en cuenta es que el receptor debe haber dado su consentimiento para recibir la factura por medios telemáticos. A parte de eso, y mientras el contenido sea original, auténtico y contenga todos los elementos que hemos ido mencionando, no habrá ningún problema.
Aunque, recuerda, también la puedes mandar en formato papel físico.
¿Todavía tienes dudas? Nuestro equipo experto en materia fiscal está a la espera para ayudarte en cuanto antes.
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